For et par år siden løb Ørsted, der dengang hed DONG Energy, ind i en del kritik i forbindelse med en bureaukonkurrence, der bød på både forsinkelser og bureauer, der meldte fra undervejs.

Men nu skal det være slut med udbuds-bøvl: Efter dialog med brancheforeningen Kreativitet & Kommunikation vil Ørsted fremover benytte sig af en ny udbuds-metode, der skal gøre det nemmere og mere fleksibelt for bureauer at kvalificere sig til at byde ind på opgaver.

Det drejer sig om et EU kvalifikationssystem som vil blive annonceret via TED (Tenders Electronic Daily, et online-supplement til EU-tidende, red.), og Ørsted opretter kvalifikationsordningen allerede i næste uge.

Som konsekvens heraf har Ørsted valgt at opsige de rammeaftaler, som energivirksomheden indgik med 12 bureauer og tre produktionsselskaber i sommeren 2016.

Det drejer sig om: &Co., Advice, det tidligere Hill+Knowlton, Yellow, Umwelt, Fireball, Bernaise, Make, Yoke, Zupa, Friday & Partners, Operate, M2 Film, Mayday Film og Moland Film.

En bredere palet denne gang

I praksis kommer Ørsteds udbud til at omfatte køb af ydelser i otte kategorier – her angivet på engelsk, som det vil være tilfældet i kvalifikationssystemet:

·      Video and film development and production
·      Media plans and media buying (non-Danish media and cross-markets)
·      Advertising services; Strategy and creative: strategy, production, development, execution
·      Graphic design and production
·      Social media consultancy
·      Digital consultancy: Apps, websites, banners/displays, digital workplace
·      Influencer consultancy
·      PR and communication services

Altså en bredere palet end de tidligere rammeaftaler, der omfattede fire kategorier: Strategisk brandingrådgivning og kreativ udvikling, Eksekvering og produktion, Strategisk PR og kommunikationsrådgivning og Filmproduktion af reklamefilm til TV.

Ørsted benytter i øvrigt allerede kvalifikationssystemer til andre dele af sine indkøb – særligt inden for anlægs- og ingeniørydelser – men fra næste uge får metoden altså også premiere til indkøb af marketing- og kommunikationsydelser.

Fordele for alle parter

For Ørsted er fordelen at kunne sende en bred vifte af ydelser i udbud via kvalifikationssystemet. Det kan både være danske og internationale opgaver, og fordelene for bureauerne er også til at få øje på:

- Formålet med at anvende det nye kvalifikationssystem er at tilbyde leverandører mere fleksibilitet, fx ved at de kan optages løbende og hele tiden kan forbedre deres mulighed for at deltage i og vinde udbudte opgaver, siger Martin Barlebo, kommunikationschef i Ørsted. 

Forskellige typer og størrelser af leverandører kan løbende kvalificere sig til at byde på opgaver. 

- Allerede kvalificerede leverandører kan frit opdatere oplysninger, der allerede er leveret til kvalifikationssystemet, når som helst efter eget valg. Dette er en fordel, hvis de fx får nye og mere relevante referencer, tilføjer Martin Barlebo. 

Sådan foregår det

Udbudsprocessen finder sted i to faser. 

I første fase ansøger bureauet om optagelse i kvalifikationssystemet. Det sker ved, at man udfylder det europæiske fælles indkøbsdokument og vedlægger op til syv referencer pr. kategori, som man søger optagelse i.

Anden fase er prækvalifikationen til indkaldelse af tilbud. Minimum tre bureauer eller konsortier udvælges og bliver inviteret til at afgive tilbud, og Ørsted vil her basere udvælgelsen på relevansen af de referencer, bureauerne har i forhold til den konkrete opgave. 

- Ørsted bestræber sig på at indbyde minimum tre leverandører ved hver indkaldelse af tilbud, men det konkrete antal kan variere i forhold til den udbudte opgaves størrelse og kompleksitet, oplyser selskabet. 

Kvalifikationssystemet bliver annonceret i sin helhed i TED i næste uge, hvor alle interesserede bureauer kan søge om registrering. 

På sitet vil der også være adgang til en vejledning, som i flere detaljer beskriver indholdet af kategorierne, krav til referencer, og hvordan man rent praktisk søger om optagelse i kvalifikationssystemet.