Når der skrives artikler og blogindlæg inden for marketing og kommunikationsfaget, så fokuseres der oftest på kreativiteten, og hvordan du booster denne mest muligt.

Men et andet og desværre ofte glemt emne for artikler og blogindlæg er, hvordan man optimerer ens projektstyring, så der er plads i budgettet til det kreative arbejde. Og det er for os utrolig ærgerligt, hvis vi misser en masse god videndeling omkring dette.

I en undersøgelse lavet af Deltek viser det sig, at 78 procent af de adspurgte bureauer ofte eller sommetider går over deres projektbudget.

Dette skyldes blandt andet en ændring i det brief, som er aftalt med kunden ved projektets begyndelse. Førnævnte ændringer kan føre til manglende ressourcer eller yderligere iterationer på udført arbejde og hermed også udskydelse af projektet, hvilket ikke er gavnligt for nogle parter.

Dette problem kan dog blandt andet løses med bedre indsigt i bureauets ressourcer og projektets scope. Med bedre indsigt i disse sikrer man sig, at projektet forbliver rentabelt samt at der er en klar og utvetydig aftale med kunden.

I nedenstående vil vi præsentere nogle tips og tricks, som kan gøre din projektstyring endnu skarpere, og som i sidste ende kan gøre dit bureau til en effektiv og velsmurt projektmaskine, der vil spare dig for megen tabt arbejdsfortjeneste.

Vi tager udgangspunkt i WorkBook som projektsstyringsværktøj, da dette er bureau- og konsulentverdenens foretrukne. Hvis dit bureau ikke benytter sig af WorkBook, så fat mod. Du kan snildt bruge nogle af tankerne alligevel.

Vær opmærksom på jeres pre-sales fase

Mange virksomheder, der er projektbaserede eller lever af at sælge timer, kæmper oftest med at mængden af timer, der bliver brugt på en given kunde, overstiger den reelle indtægt. Og her er pre-sales fasen ofte en af de helt store syndere.

Hvis du eksempelvis er et nyere bureau, der skal ud og kæmpe for hver evig eneste kunde med flere pitchrunder og masser af transport på kryds og tværs af landet, så er det ekstremt vigtigt, at du tidsregistrerer på dine leads.

Når disse leads en gang bliver til kunder, kan du hurtigt og nemt omdanne dem fra leads til jobs i WorkBook og dermed føre din allerede brugte tid med over. På den måde kan du få et reelt indblik i rentabiliteten på de enkelte jobs og ikke ende i situationer, hvor indsatsen er større end outputtet.

Det er værd at nævne i denne sammenhæng, at rentabiliteten ikke altid skal vurderes ud fra et enkelt job, men at den tid der er blevet brugt på kunden, både under pre-sales og selve jobbet, selvfølgelig også kan føre til flere jobs.

En anden smart feature, som det helt klart kan anbefales, at du kigger nærmere på, er muligheden for scope creep notifikationer. Her kan du bede WorkBook om at advare dig, når du har brugt 80 procent af din budgetterede tid på et givent job.

Dette er særlig gavnligt, hvis du sidder som projektleder eller account director i et større bureau, og derfor helt naturligt ikke kan have føling med tidsforbruget på samtlige jobs, hvorfor du har brug for at blive adviseret, når advarselslamperne begynder at blinke.

Tænk i produktion fremfor fakturering

Generelt vil vi hos CapWorks altid opfordre bureauer og konsulenthuse til at tænke i produktionsmetoden som indtægtskriterium. Har du arbejdet en time, så har du tjent en time i dit regnskab.

Dette giver et mere retvisende billede af din indsats og dine indtægter i modsætning til fakturereringprincippet, hvor du først har en indtægt, når du sender en faktura.

Hvis du eksempelvis sender en faktura i juni for noget arbejde, du først skal lave i tredje kvartal, så vil du i princippet arbejde gratis, mens jobbet står på.

I den forbindelse er det klart anbefalelsesværdigt, at du benytter dig af WorkBooks forecast funktion. Her er det vigtigt, at du har styr på opstillingen af din pipeline.

Din opstilling er essentiel for, at du får et retvisende indblik i dine mulige indtægter, og her oplever vi ofte, at man forecaster ens pipeline med udgangspunkt i ”Betalingsplaner”. Her ser du dine mulige fakturaer, hvilket kan være interessant, hvis du ønsker indsigt i din likviditet, men det er dog ikke anbefalelsesværdig, at se på dette ud fra pipelinen.

I god forlængelse af opfordringen til at tænke i produktion i stedet for fakturering, anbefales det derfor, at du udnytter WorkBooks default-opsætning, hvor den forecaster på baggrund af perioden for jobbet, og dermed fordeler indtægten jævnt udover perioden.

Brug ikke standardiserede kapacitetsprofiler

Man ønsker jo altid at udnytte ens ressourcer optimalt, så man i videst muligt omfang kan budgettere ud fra idealtid. Dette er desværre oftest bare ikke sådan landet ligger, særligt når der er tale om at skulle planlægge og booke tid for medarbejdere med personaleansvar.

Med en konsulent uden medarbejderansvar kan du oftest regne med en halv til en hel times afvigelse mellem normtid og idealtid, hvorfor du relativt ubesværet kan planlægge og forudse deres debiterbare tidsforbrug på et givent job.

Men har du at gøre med en konsulent med ledelsesansvar, som naturligt har flere administrative opgaver, så skal du være varsom med at planlægge deres tid på givne jobs på samme måde som konsulenten uden. Hvis du ikke er dette, vil du ende i en situation, hvor din realiserede omsætning vil afvige betydeligt fra din budgetterede omsætning.