Når bureauer går ind i pitches, gør de det naturligvis for at vinde kunder. De fleste bureauer er i sagens natur ”tabere” i den forstand, at et andet bureau løber med kunden.

Det er fair nok, idet en pitch med fx fire deltagere ender med én vinder og tre med erfaringer fra deltagelsen. Problemet er, hvis både vinder og tabere kommer ud af forløbet med alt for store omkostninger.

– I grelle tilfælde er der transaktionsomkostninger på 120 pct., altså for vinderen, og det er jo ikke sundt, siger Tine Aurvig-Huggenberger, direktør i Kreativitet & Kommunikation (K&K), bureauernes brancheforening.

I virkeligheden er det både offentlige og private udbud, K&K-direktøren sigter til, men specielt inden for de offentlige udbud er der problemer.

Dårlige erfaringer

For at belyse det, har Dansk Erhverv og K&K netop gennemført en analyse af alle offentlige udbud inden for det kreative område siden 1. januar 2009, og den viser bl.a.:

– Bureauerne bruger uforholdsmæssigt man ressourcer på udbudsprocessen. I gennemsnit bruges omkring 25 pct. af kontraktsummerne alene i udbudsfasen. Konsekvensen er, at knap halvdelen (46 pct.)  har dårlige erfaringer med det offentligt-private samarbejde.

Analysen viser også, at den kreative branche i gennemsnit brugte 340.000 kroner på offentlige udbud, mens virksomheder i servicesektoren brugte cirka en tredjedel.

– Og inden du spørger, om bureauerne er klynkere, så viser analysen ikke blot, hvor dyrt det er for bureauerne, også de ministerier og styrelser, der går ind med udbuddet, kan spare rigtig mange penge ved at effektivisere og forenkle processerne, fortsætter Tine Aurvig-Huggenberger.

De største problemer

Et spadestik nede i analysen står der om ”hvad er de største udfordringer ved offentlige udbud”?:

• Selve processen, svarer 59 pct.

• Omfanget af udbudsmaterialet, mener 59 pct.

• Kravet om kreative og strategiske løsninger, siger 54 pct.

• Kompleksiteten i udbudsmaterialet, vurderer 41 pct.

Men hvad er løsningen?

– Vi har skabt en standardskabelon til bureauer med tips til at gå ind i udbuddene af diverse kommunikationsløsninger. Men det vigtigste er, at ministerier og styrelser har taget meget pænt imod os, og de vil bidrage til en forenkling, uddyber Tine Aurvig-Huggenberger.

– Og så vil konkurrencemyndighederne til januar udkomme med nye retningslinjer, så både det offentlige og bureauerne får mere ud af samarbejdet. Her indgår både overvejelser om betaling for deltagelse i pitches og nye måder at briefe bureauerne før pitches.

– Jeg glæder mig over, hvor godt myndighederne har taget imod vore forslag, og jeg er sikker på, at vi i fremtiden får en forenklet pitch-proces, så både myndigheder og bureauer får noget positivt ud af det. Og det gælder ikke kun en bedre udnyttelse af ressourcerne, det vil også forbedre løsningerne kvalitativt, slutter Tine Aurvig-Huggenberger.

K&K-direktøren forventer, at der ligger nye retningslinjer parate ultimo januar, og indtil da kan man downloade både K&Ks analyse og standardskabelonen for offentlige udbud her.