Når 50.000 frivillige, artister og samarbejdspartnere til sommer tjekker ind på Roskilde Festival gælder det om at holde tungen lige munden.
Festivalen har nemlig ladet sig inspirere af Smukfest i Skanderborg og set på, hvordan den jyske pendant har løst en lignende udfordring og investeret i et setup, som bliver leveret af digitalbureauet Novicell.
Platformen sikrer festivalen det fulde overblik over samtlige teams og de mange frivilliges vagter, arbejdsopgaver og adgangstegn, ligesom de frivillige opdaterer systemet med korrekte kontaktinformationer.
Flere kulturbegivenheder
Systemet blev som sagt taget i brug første gang af Smukfest, og efterfølgende har også Nibe og Samsø Festival taget løsningen i brug.
Løsningen vil dog blive skræddersyet til Roskilde Festivals behov, men mange funktioner vil naturligvis gå igen.
– Jeg havde lejlighed til at se løsningen i brug på årets Smukfest i Skanderborg, og det så meget lovende ud. Danske musikfestivaler har som udgangspunkt de samme behov, og derfor giver det også god mening at bruge den samme platform, så vi bliver flere til at dele regningen, fortæller Steen Bechmann Henningsen, IT Manager hos Roskilde Festival.
– Vi er overbeviste om, at vi kommer til at give hele koordineringen af frivillige, samarbejdspartnere og gæster fra medier et løft. Der ville ikke være nogen festival, hvis det ikke var for de mange frivillige, som yder et kæmpe stykke arbejde. Derfor har vi også brug for en platform, som kan medvirke til at understøtte den store oplevelse, det er at være frivillig på Roskilde Festival, tilføjer han.
Udlandet i kiggerten
Hos Novicell satser man på, at kunne udbrede løsningen til flere kulturbegivenheder – især uden for landets grænser, hvor bureauet allerede har afholdt en håndfuld møder med en række internationale festivaler og events.
– Der findes ikke andre event management-systemer, der er tilsvarende fleksible, så jeg kan i virkeligheden ikke få øje på nogen begrænsninger i forhold til platformens udbredelse. VI har derfor store forventninger til at udbrede løsningen, både inden for og Danmarks grænser, fortæller Per Kirchner, adm. direktør i Novicell.
Han ser positivt på mulighederne for platformens udbredelse, og afslører, at der i øjeblikket er en tiltagende internationale interesse for løsningen.
Roskilde Festival forventer at tage det nye event management-system i brug i løbet af februar.