Jeg husker, at jeg i mit første salgsjob fik udleveret en lang edb-liste af økonomichefen. Det var firmaets kundeliste. Sorteret i alfabetisk orden. Jeg skulle skrive under på modtagelsen og altid låse den inde i min skrivebordsskuffe, når jeg forlod arbejdspladsen. I “gamle dage“ var det overvejende edb- eller økonomichefen, som havde ansvaret for virksomhedens kundeoplysninger. Til stor irritation for salgs- og marketingpersonalet, som ofte skulle trygle om lov (og ressourcer) til de mest simple søgninger og målgruppeudtræk.
I dag er kunde- og markedsoplysningerne godt i gang med at blive decentraliseret helt ud i de yderste kroge af virksomhederne. Det er ikke unormalt, at en marksælger kører rundt med en bærbar pc indeholdende en kopi af kundedatabasen på bagsædet af sin bil. Sælgeren har mulighed for at søge sine kunder frem, udskrive lister – og måske endda eksportere oplysningerne ud af pc’en. Men hvad med sikkerheden? Er vi overhovedet forberedt på konsekvenserne af tyveri, systemnedbrud, hacking, medarbejderes uautoriserede brug, dårlig datakvalitet etc.? Behovet for sikkerhed er helt naturligt ikke lige udtalt for alle virksomheder. Men følgende emner burde vække stof til eftertanke for de fleste:

BACKUP
Lad os antage, at der med jævne mellemrum – fx én gang om ugen – tages en backup, som gemmes et sikkert sted. Hvem ved, hvordan backup kopien tages i anvendelse, hvis pludselig ulykken – og dermed behovet – opstår? Er det overhovedet sandsynligt at genskabe fx en halv uges arbejde på salgs- og marketingsystemet – uden at skulle genskabe data (læs: taste om)? Selv at genskabe manuelt kan være en vanskelig opgave. Hvem har fx gemt papirkopier af mødeaftaler og vigtige kundenotater? Og er det muligt at genskabe data, som automatisk har været overført til salgs- og marketingdatabasen fra andre IT-systemer?

HACKING
Mange virksomheder arbejder i dag med modem-adgang og åbne ISDN-linier, dvs. der er nærmest døgnåbent for adgang via telefonnettet. Lad mig først slå fast, at hacking er den proces, hvor en bruger med ingen eller få systemrettigheder tilegner sig fuld adgang til et IT-system. Det kan være folk udefra – eller det kan være medarbejdere. Hacking sker hver dag. Og når et par danske “computer-nørder“ kan hacke sig ind i hjertet af Pentagon, vil din kundedatabase til hver en tid være i fare for ubudne gæster.

BRUGERNES RETTIGHEDER
I dag er det nærmest latterligt nemt for almindelige medarbejdere at kopiere din salgs- og marketingdatabase. De fleste systemer giver mulighed for at eksportere data. Og hvem af dine konkurrenter vil ikke “sælge deres gamle bedstemor“ for en kopi af dine kunde- og markedsdata? Men typisk sker det også, at den driftige medarbejder tager dine hårdt vundne kundedata med sig for at få en flyvende start i etableringen af sin egen virksomhed. Det er simpelthen for nemt!

UDOKUMENTERET BRUG
Sikkerhed handler også om dokumentation. Er det et egenudviklet salgs- og marketingsystem, kan din programmør gøre sig selv uundværlig ved ikke at dokumentere sine programmer. Og forlader han/hun først virksomheden, begynder problemerne for alvor at melde sig. Men også den generelle beskrivelse af systemet: Felternes (korrekte) indhold, funktionalitet, opdateringsrutiner etc. er med til at højne sikkerheden.

KVALITETSSIKRING AF ADRESSEOPLYSNINGER
Databaser er levende. Virksomheder og mennesker skifter bopæl i ét væk. Lad os antage, at den årlige procentuelle ændring i adresser er 15. Til dette tal kan lægges 5-8% fra ændringer som bl.a. skyldes dødsfald. En salgs- og marketingdatabase kan således være underlagt 20-23% ændringer årligt. Vel at mærke kun i “stamdata“. Sammenlign databasen med en plante (en meget krævende én) som kræver pleje. Hvis du ikke plejer den, vil den gå ud. Men hvor hurtigt? Tager vi de 20-23% årlige ændringer fra før, vil en simpel udregning afsløre, at det tager databasen ca. 2 år og 8 måneder at nå sit “halveringspunkt“ rent kvalitetsmæssigt. Oversat til almindeligt sprog betyder det, at efter denne periode, vil halvdelen af adresseoplysningerne være ukorrekte.
Det kan synes underligt at inkludere datakvalitet under spørgsmålet om sikkerhed. Men for det første er korrekte data helt essentielle for resultatet af dine salgs- og marketingtiltag. For det andet skal du tænke over irritationsmomentet ved ukorrekt adressering. Sidst, men ikke mindst kan Registerloven i nogle tilfælde påbyde dig at verificere oplysninger, du har registreret om en person.
Kundedatabasen er – sammen med medarbejderne – et af de største aktiver for en gennemsnitsvirksomhed. Mange virksomheder er i øjeblikket ved at indføre IT-støttet salg og markedsføring, som i sidste instans skal gøre det nemmere for salgs- og marketingpersonalet at anvende og udnytte – men også kontrollere information. Første skridt på vejen til at kontrollere information er at sikre den.
I et senere nummer af Markedsføring kan du læse om detailhandelens mange muligheder for målrettet dialog med kunderne via databasemarkedsføring.

Ramme:
5 gode råd om sikkerhed


Sørg for at dokumentere en “katastrofesituation“, hvor du får brug for en backup kopi af din salgs- og marketingdatabase. Hvor ofte tager du backup? Hvor befinder kopien sig? Hvordan åbnes den? Kan data alene kopieres tilbage – eller skal du reinstallere hele systemet? Afprøv rutinen og ret eventuelle fejl.

Har du modem- eller ISDN-forbindelse til den platform, hvor din salgs- og marketingdatabase befinder sig, har hackere også adgang. Sørg for at investere i sikkerhedssystemer (softwarepakker som danner ekstra adgangsbarrierer), hvorved uautoriseret adgang vanskeliggøres.

Når du vælger salgs- og marketingsystem, skal du sørge for, at der kan styres brugerrettigheder via password helt ned på den enkelte person. Du kan dermed hindre, at en medarbejder uden videre kan tømme din database for fortrolige oplysninger. Og generelt kan du styre anvendelsen af systemet langt bedre.

Hvad sker der, når projektlederen (han/hun, der ved ALT om systemet) holder op? Situationen kan meget vel betyde katastrofe. Beskriv derfor indholdet og anvendelsen af din salgs- og marketingdatabase grundigt. Udokumenteret struktur og anvendelse er en af de største faldgruber, når virksomhederne indfører IT-støttet salg og markedsføring.

Når du importerer eksterne data i din salgs- og marketingdatabase (fx fra andre systemer, fra adressebureauer, fra eksterne sælgeres bærbare pc’er etc.) skal du kende konsekvenserne. Hvad sker der eksempelvis, hvis data fra én kilde overskriver de data, som du har stående i forvejen? Sørg for, at din salgs- og marketingdatabase kan håndtere indlæsning og opdatering på feltniveau. Nogle systemer “blanker alle eksisterende data ud“, når der blot indlæses en enkelt rettelse på en given virksomhed/person.


Illustration: (kan være en illustration af en tegnet pc med hængelås på – eller blot en standardillustration af en lås el.lign.)