I Markedsførings årlige Trends- undersøgelse spanker kunderne gang på gang bureauerne for at have for dårlig styr på tid og omkostninger.
– Og tid er jo netop, hvad vi lever af at sælge. Derfor er det utroligt vigtigt at optimere overblik og kontrol på dette felt. Efterhånden som flere af de ben, branchen hidtil har levet af, forsvinder, bliver det stadig vigtigere at udnytte medarbejdernes tid optimalt – og at kunderne betaler for tidsforbruget, siger direktør Brian Stein, ADtention Reklamebureau A/S.
Derfor har bureauet selv udviklet et system, som er relativt enkelt, men tilpasset behovene i et reklamebureau. For eksempel giver systemet godt overblik over medarbejdernes tid – hvornår er de booket, hvad har tidsforbruget været på en enkelte opgave, etc.
– Det er et værktøj, som giver bedre muligheder for styring, og da vi har indtryk af, at netop styringen af tid og omkostninger er et problem for mange bureauer, har vi besluttet at sælge systemet til de anmdre bureauer, der måtte være interesserede. Og vi har da fået hevendelser fra flere. Både Lintas og Gynther & Company har været og kigge, fortæller Brian Stein.
Men investeringen i interne edb-værktøjer skal konkurrere med tunge udgifter som husleje og bureau-indretning, og ofte trække edben det korteste strå, når pengene skal prioriteres.
– Jeg har eksempler på kolleger, der har svært ved at få bureauets ledelse med til selv mindre edb-investeringer, fortæller arkitekt og strategi-udvikler Lars Kiel fra M3, et selskab i NP3-familien.
Han efterlyser commitment fra bureauledelsernes side, når det gælder edb-investeringer.
I Reklame Data, der er leverandør af edb-løsninger til reklamebranchen, kan administrerende direktør Jens Darket, nikke genkendende til branchens edb-dilemma:
– Reklamebranchen har holdt igen med investeringer i administrative edb-løsninger, men i løbet af det sidste halve år er der kommet gang i udviklingen. For et år siden havde fire af vores kunder den Maconomy-løsning, vi tilbyder på det administrative område. Nu er vi oppe på 30 og i løbet af et år tror jeg, at 80 procent af vores kunder har denne løsning.
Jens Darket peger på generationsskiftet i ledelserne af reklamebureauerne som en vigtig faktor for større satsning på edb-løsninger også internt i bureauet.
Den nye generation er flasket op som edb-brugere og kan slet ikke forestille sig ikke at have den mulighed. Derfor presser de unge på i bureauerne for at få tidssvarende værktøjer, siger Jens Darket, og tilføjer:
– I de bureauer, hvor yngre kræfter kommer til, er der tendens til mere decentral styring. Og her kan informationsteknologien være med til at fremme den udvikling, hvor flere og flere informationer bliver tilgængelige for alle medarbejdere i bureauet.
Netop den decentrale filosofi var en af hjørnestenene, da reklamebureauet NP/3 i Århus etablerede sit Intranet for et par år siden. Så mange informationer som muligt skal være tilgængelige for alle på Intranettet – der ikke nødvendigvis var forbeholdt medarbejderne i husene i Århus. Også eksterne partnere og underleverandører fik adgang til nettet.
I NP/3 har bureauledelsen hele vejen igennem været opmærksomme på, at det er nødvendigt at satse på teknologi på bureauet.
– Jeg siger ikke, at vi er verdensmestre. Der skal da nok være nogen derude, som er lige så gode som os, eller måske bedre, siger Lars Kiel.
– Men vi er et bureau, der helt bevidst har satset på IT – det er der ikke mange andre som har så massivt.

DEN TEKNOLOGISKE SATSNING BLEV ET SALGSPARAMETER OVERFOR KUNDERNE
– Vi har to typer kunder, der vælger os som et teknologisk avanceret bureau. Den ene vælger os netop fordi vi er langt fremme teknologisk og derfor matcher deres eget teknologiske stade. Den anden type tager os, fordi de mener, at vi kan hjælpe dem videre i en teknologisk udvikling, fortæller Lars Kiel.
– Det er rent faktisk blevet et forretningsområde for os her i M3, hvor vi hjælper kunderne på Internet og generelt opdateres deres måder at kommunikere med omverdenen på.

FRONTLøBERNES DILEMMA
Netop på kommunikationsområdet kan frontløberne blandt reklamebureauer løbe ind i et alvorligt dilemma, fordi den teknologiske udvikling løber så stærkt, at selv løsninger, der er et til halvandet år gamle viser sig at være håbløst bagefter.
– Det koster en bondegård at oprette faste forbindelser til internet, men udviklingen har krævet større og større kapacitet i opkoblingen. Har bureauet sine egne forbindelser skal der endnu flere penge på bordet, for at få den kapacitet, der nu mere eller mindre er standard, fortæller Lars Kiel.
Med mindre bureauet fortsætter investeringerne, selv om det nuværende anlæg ikke er afskrevet, vil frontløberen hurtigt komme bagud i feltet. Lars Kiel sammenligner med forholdene i Østeuropa.
– Nu eksisterer der ikke et kommunikationssystem, der kan sammenlignes med Vestens, men hvis vi ikke passer på, så er det om få år Østeuropa, der sidder med det bedste kommunikationssystem. De skal nemlig ikke bygge videre på en gammeldags teknologi, siger Lars Kiel.
Selv om IT-investeringer kan synes som skruen uden ende, så mener Lars Kiel, at det er vigtigt, at bureauledelsen er villig til at lytte til den IT-ansvarlige. I stedet for at se ham som en edb-chef, der blot kræver mere udstyr. Lars Kiel er ikke i tvivl om, at NP/3 selskaberne er nået så langt teknologisk, fordi de styres af en IT-fikseret visionær ledelse. Når IT-forståelsen er på plads i topledelsen strømmer den lettere gennem organisationen.