– Det er faktisk ligesom at planlægge et bankrøveri – eller som at sætte et skib i havet. Der skal være redningsbåde, trænet personale og mulighed for at tilkalde hjælp. Og så skal du være god til at styre udenom minefelterne.
Sådan siger Martin Bender om måden at tilrettelægge en event på – og om måden så vidt muligt at sikre sig fri af diverse kiks under arrangementet. Han er senior projektleder i 3.Dimension og har haft ansvaret for et utal af både små og store events.
Men selvom alt er planlagt til mindste detalje, kan det altså gå galt. Tænk på dengang el-bilen Hope blev lanceret …. eller da Microsoft lancerede Windows 95.
Og godt nok er de store kiks både pinlige og problematiske, men de er også en del af nerven i eventmaking.

HELLER INGEN POPCORN
– Der sad vel omkring 1200 mennesker i Imperial og cirka en halv time inde i arrangementet – da selve præsentationen skulle gå i gang – blev der helt mørkt. Det var simpelthen det værste der kunne ske. Og jeg var selvfølgelig straks sikker på, at vi havde proppet for meget elektronisk udstyr ind i Imperial, siger marketingchefen for Microsoft, Rene Crone. Han fortæller om lanceringen af Windows 95 – en begivenhed, der gav Microsoft mere omtale end de ellers ville have fået i forbindelse med lanceringen.
– Vores direktør rendte rundt oppe på scenen og råbte efter mig. Men da salgsdirektøren fik en megafon i hånden og begyndte at snakke til publikum i mørket, kom der en god stemning i salen – mens vi i mellemtiden havde fundet ud af, at strømmen i hele København var gået! Så blev folk lukket ud i forhallen, hvor de hverken kunne få popcorn eller sodavand, husker marketingchefen. Og med denne for en IT-virksomhed katastrofale situation in mente siger René Crone, at man kan planlægge i al evighed, men så alligevel må være forberedt på, at noget kan gå galt.
– Men nogle gange er det heldigvis kun dig selv, der lægger mærke til det.
Han vurderer også, at successen med en event handler om at turde. Turde bevæge sig væk fra det man plejer og turde tage chancer for at give folk en god fornemmelse i maven.
– Vi løber naturligvis en større risiko. Men det skærper også fokus på selve eventet, ligesom det øger den interne motivation, at vi sprænger rammerne af og til – og skulle det gå galt – ja, så har vi lært rigtig meget til næste gang. For eksempel lancerede vi Windows 2000 i Tuborgs tappehaller, der således skulle bygges op til fest og ballade helt fra bunden. Og den type event kunne vi ikke have stablet på benene, hvis ikke vi havde prøvet noget tilsvarende stort og lært af vores tidligere fejltagelser, påpeger René Crone.

SEKSTEN F-16 FLY MIDT I EN ARIE
Store events er også en del af Martin Benders speciale. Og han er ikke bleg for at indrømme, at der også har været et par pinlige situationer undervejs i hans ti-årige eventkarriere.
– Vind og vejr er naturligvis store problemer i Danmark, og her skal man enten ikke satse på solskin eller i det mindste altid have en nødplan. For eksempel skulle vi i forbindelse med åbning af Storebæltsbroen sende en masse bemandede varmluftballoner til vejrs, men så ændrede vinden retning med kurs mod Nordsøen, ligesom arrangementet gik i gang – og vi måtte droppe ballonerne. Siden dengang har jeg aldrig lavet events, der er afhængig af vinden, fortæller Martin Bender, der også havde en anden oplevelse samme dag.
– Præcis klokken 16.43 skulle seksten F-16 fly flyve ind over pladsen. De indgik på lige fod med færgernes tudehorn som en del af Bo Holtens musik. Men vi var ganske lidt bagefter tidsplanen, og lige midt i Inga Nielsens arie fløj de seksten fly i smuk formation hen over hovederne på folk. Det var naturligvis ikke smart, men så ved vi til en anden gang, at så stram en tidsplan er svær at have med at gøre. For F-16 fly er altså ikke bare nogen, du lige be’r om at vente lidt, griner Martin Bender. Samtidig siger han, at en tidsplan gerne må være stram, men at et forsinket indslag ikke må kunne gå ud over de andre.
– Hvis en dominobrik vælter, må den ikke kunne vælte hele korthuset, understreger han og fortæller om en stor kongres i Falconerteatret, hvor Poul Nyrups tale i stedet for de aftalte 20 minutter varede 45!
– Vi havde blandt andet radiounderholdningsorkestret siddende, og deres tillidsmand var helt oppe at køre. Så vi måtte drøne rundt i orkestergraven med sodavand og chips for at holde på dem til den musikalske finale.
Overordnet set handler det ifølge Martin Bender om planlægning, planlægning og atter planlægning – men også om at være opmærksom på faldgruberne og om altid at foretage en risikovurdering af hele arrangementet. Sikre sig at der for eksempel er backup på strømforsyningen, stand-ins for værterne og ekstra limousiner.

AT TæNKE FORUD
At have dygtige og kreative kræfter, der kan improvisere, er en anden vigtig faktor i eventmaking. Eventdirector Thomas Serup fra ARTE Event forklarer, at kreative folk har evnen til at se en situation og til hurtigt at gribe den.
– Kreative folk har evnen til hurtigt at vende noget kikset til noget sjovt. Med al respekt for analytikere så tænker kreative hjerner altså i de mest skøre baner, og derfor er det vigtigt at have folk fra for eksempel produktionsmiljøet, undergrundsmiljøet og teatermiljøet tilknyttet – alt efter hvilken kunde vi taler om, siger han og tilføjer, at det selvfølgelig i høj grad også handler om at tænke forud. Martin Bender fra 3.Dimension forklarer, at man altid skal være 2-3 indslag foran i arrangementet, så man på den måde kan nå at redde en kritisk situation.
– Det er nemlig en del af hemmeligheden bag et godt arrangement og sådan set mit eneste job under selve seancen. Jeg skal som oftest ikke foretage mig andet end at tænke forud og være klar til at sætte gang i netværket, siger han.
Men nogle gange er det stort set umuligt at redde en pinlig situation. Som da der var for lidt mad ved åbningen af Storebæltsbroen eller dengang en jysk glasfabrikant skulle præsentere sit nye panser- og nærmest skudsikre glas for pressen. Fabrikanten havde plastret et hus til i glas og fortalte, at man da sagtens kunne kaste sten på det. En journalist skulle naturligvis prøve – og så sagde det klir!.
– Det kan vi selvfølgelig grine meget af i branchen, men det er altså også sådan noget, der gør events sjove at arbejde med. Ligesom når vi synes, det er spændende at se en linedanser.


Pringles