En dårlig generalprøve giver en god premiere, som skuespillere siger. Og hvis en prækvalifikation kan sidestilles med en generalprøve, så er der i den grad gode oplevelser i vente, når Danske Spils to store bureaukonkurrencer har premiere på ”tilbudsfasen” – altså selve pitchen.
For både reklamebureauer og mediabureauer har i deres respektive konkurrencer oplevet, at hele udbudsforretningen er blevet annulleret – og at man skal prækvalificere sig på ny.
Hos Rambøll Management, der varetager denne del af processen på vegne af Danske Spil, siger manager Martin Haaning om de to annullerede – og genstartede – bureaukonkurrencer:
– Det her er brandærgerligt, også fordi det er nyt for bureauerne. Selv o m vi har mødt forståelse hos både media- og reklamebureauer, så skulle det være mærkeligt, hvis ikke nogen tænker: Sikke en gang bureaukrati.
Den sidste bemærkning er der nok ikke mange, der vil modsige ham i. Der er dog ikke mange, der ønsker at udtale sig til citat, fordi de fleste er involveret i konkurrencen. Men hvis de udtalte sig til citat, så ville der komme mindre pæne ord frem om hele processen – og Rambøll Managements rolle.
Danske Spils marketingdirektør, Klaus Lohse, er mere pragmatisk:
– Danske Spil ønsker ikke være prøveklud for nogen sag. Og da Konkurrencestyrelsen mente, at der kunne være en prøvesag ved reklamebureauernes konkurrence, så valgte vi at lade konkurrencen gå om.

Intet tilbageløb, tak

Baggrunden var en brændende tankvogn, der i grove træk blokerede Fyn den dag, der var frist for reklamebureauerne. Nogle bureauer ringede til Rambøll Management og fik at vide, at hvis bare de sendte anmodningen til prækvalifikationen elektronisk før fristens udløb – ja, så var alt i orden.
Andre ringede ikke – og blev afvist, fordi fristen for den fysiske aflevering var overskredet. Det gælder f.eks. Saatchi & Saatchi, som efterfølgende satte sin advokat på sagen.
– Var alle behandlet lige? Rambøll selv var ikke i tvivl, Konkurrencestyrelsen mente, at der kunne være en sag, og vores holdning var, at en annullering ville være ærgerlig, men det ville være endnu værre, hvis vi valgte bureauer ud, og så måtte løbe tilbage på grund af fejl i processen, siger Klaus Lohse.
Ny frist for prækvalifikationen er den 18. juni. Det levner lige akkurat tid nok til, at Rambøll Management kan vurdere formalia, og Danske Spil kan vurdere indhold til at udvælge bureauer til pitchen inden sommerferien.
Klaus Lohse bekræfter ironien i forsinkelsen, når det netop var for at spare ressourcer på begge sider af bordet, at man i én og samme budrunde samlede de fire budgetter: skrabespil, Oddset/Tips, Lotto/Joker samt andre talspil. Budgetter, der i udbudsmaterialet til reklamebureauerne har en estimeret omsætning på i a lt 34 mio. kr. inkl. moms.
I det nye udbudsmateriale har Rambøll Management for alle tilfældes skyld tilføjet, at ”Såfremt en ansøger kan dokumentere, at den fysiske version af anmodningen er afsendt inden fristens udløb, vil det være tilstrækkeligt, at en fuldstændig elektronisk version er udbyder i hænde før fristens udløb.”

Fodfejl hos mediabureauer

30 reklamebureauer blev berørt af den nulstillede bureaukonkurrence, mens 3 mediabureauer – Mediacom, Aegis og OMD – oplevede noget tilsvarende i deres konkurrence.
Her var det ikke en tankbil, der spændte ben for processen, men ”fodfejl”, som Martin Haaning benævner det. Samtlige betingelser var ikke opfyldt.
– To af de tre mediabureauer havde lavet fodfejl, der gjorde, at deres anmodninger blev vurderet til at være ukonditionelle. Ikke alvorlige fejl, men hvis Danske Spil valgte at se stort på dem, så kunne der falde brænde ned i form af efterfølgende klagesager. Derfor lod vi hele udbudet gå om – ikke fordi det tilbageværende tilbud var dårligt, men udelukkende fordi det var et spørgsmål om egentlig fri konkurrence, siger Martin Haaning og tilføjer, at man i den nye udbudsproces har valgt at holde et orienteringsmøde for de prækvalificerede. Det er ikke standard, men dog en mulighed man kan gøre brug af.
– Alle tre bureauer har håndteret situationen professionelt – også det bureau, der opfyldte kravene i første omgang – og vi og Danske Spil har kommunikeret, at det er en ærgerlig situation. Og vi har mødt forståelse fra bureauerne.
Mediabureau-konkurrencen skulle have været afsluttet med kontraktunderskrivelse i slutningen af april, med start efter sommerferien. Nu skærer man så at sige i tiden fra indgået kontrakt til ikrafttræden, så tidsplanen – om end presset – holdes.

Opfyld krav, ellers er det synd

Rambøll Management er blevet valgt af Danske Spil, fordi virksomheden ifølge Klaus Lohse er eksperter i EU-udbud og kan håndtere komplekse sagsgange.
– Vi har gennemført mange udbud, og i den slags sager er der ikke plads til at være large. Det er første gang, at det er med reklamebranchen. Derfor er det pokkers, at begge udbud må annulleres. Det hænder, at en anmodning bliver vurderet ukonditionel, men at det sker i 2 ud af 3 tilfælde i en budrunde, som det var tilfældet med mediabureauer, er helt usædvanligt. Og så en brændende tankbil … vi har været ramt af usandsynligt mange uheldige omstændigheder, siger Martin Haaning.
Han oplyser, at Rambøll Management har etableret en ”smidig procedure, der sikrer, at reklamebureauerne ikke får unødigt ekstraarbejde”. Samtidig er de tre mediabureauer blevet bedt om at aflevere deres ansøgning i kun ét eksemplar, mod de normale ni.
Man er smidig – inden for reglerne.
– Hvis noget er skrevet ind som minimumskrav, så skal de opfyldes – ellers er det bare synd … for alle, understreger Martin Haaning.
– Her er nemlig tale om en fælles interesse, og reglerne skal helst ikke komme i vejen, men tværtimod skabe rammerne for et godt partnerskab
Nu krydses der fingre for, at når fristen for reklamebureauerne udløber, er alle nået i mål i tide – og at ingen anmodninger bliver erklæret ukonditonelle.


Fælles anbefaling ved udbudsrunder

Jonas Hemmingsen er adm. direktør i Mediacom, mens også næstformand i DRRB. Og det er i sin egenskab af sidstnævnte, at han udtaler sig:
– Generelt kan man sige om EU-udbud, at denne form for indkøb er kommet for at blive. Derfor er der fornuft i, at alle parter sætter sig ind i formen og gør deres forarbejde. Belært af erfaringerne med Danske Spil kunne instanser som DRRB og Annoncørforeningen sætte sig sammen og enes om henstillinger ved udbudsrunder, ganske som det er tilfældet ved bureaukonkurrencer. F.eks. kunne man se på, hvilken udbudsform, der er mest hensigtsmæssig for denne branche.
Han har ingen kommentarer til reklamebureaukonkurrences udfald, men noterer sig den besynderlighed, at mens reklamebureauerne skulle aflevere deres anmodninger til Rambølls kontor i Århus, så var det konsulentvirksomhedens København-kontor, der modtog mediabureauernes præsentation.

Citat:
Det er første gang, at vi gennemfører et EU-udbud med reklamebranchen. Derfor er det pokkers, at begge udbud må annulleres.
Martin Haaning, Rambøl Management